Nowe obowiązki dla spółek w zakresie E-Doręczeń od 2025 roku

Od 1 stycznia 2025 roku w Polsce obowiązują nowe zasady doręczania korespondencji urzędowej. W ramach reformy został wdrożony system E-Doręczeń, który wprowadził istotne zmiany w komunikacji między podmiotami publicznymi a przedsiębiorcami. Nowe regulacje nakładają na spółki obowiązek korzystania z indywidualnych skrzynek elektronicznych, co ma wpływ na sposób odbierania korespondencji wymagającej potwierdzenia nadania lub odbioru.

E-Doręczenia opierają się na systemie adresów doręczeń elektronicznych, który pozwala na bezpieczne przesyłanie korespondencji. Kluczową cechą tego rozwiązania jest możliwość identyfikacji nadawcy i odbiorcy przesyłek, a także przechowywanie dowodów potwierdzających nadanie oraz odbiór korespondencji. System umożliwia również ustalenie dokładnego momentu, w którym odebranie dokumentu miało miejsce. Dodatkowo, podobnie jak w przypadku tradycyjnej korespondencji listownej, w E-Doręczeniach obowiązuje tzw. fikcja doręczenia. Oznacza to, że jeśli odbiorca nie odbierze przesyłki w terminie 14 dni od jej udostępnienia w systemie, uznaje się ją za skutecznie doręczoną.

Wprowadzenie systemu wiąże się z obowiązkiem założenia skrzynki E-Doręczeń przez wszystkie spółki. Dla nowo zakładanych podmiotów wymóg ten obowiązuje od 1 stycznia 2025 roku, natomiast istniejące spółki będą musiały aktywować swoje skrzynki do 1 kwietnia 2025 roku. Warto podkreślić, że obowiązek ten dotyczy jedynie odbioru korespondencji od podmiotów publicznych. Obecnie wysyłanie korespondencji przez spółki do urzędów może nadal odbywać się na zasadach ogólnych, czyli za pomocą tradycyjnych form komunikacji.

Aby móc korzystać z E-Doręczeń, każda spółka będzie musiała wyznaczyć administratora skrzynki, który będzie odpowiedzialny za jej aktywację oraz bieżące zarządzanie. Administrator będzie miał za zadanie odbieranie i wysyłanie korespondencji, konfigurowanie skrzynki oraz nadawanie uprawnień innym użytkownikom. Możliwe będzie wyznaczenie wielu administratorów w jednej organizacji, co pozwala dostosować system zarządzania skrzynką do indywidualnych potrzeb spółki.

Ważne! Wnioski o założenie skrzynki E-Doręczeń należy składać wraz z wnioskami o wpis zmian do KRS, dlatego spółki które zgłaszają zmiany w okresie 1 stycznia – 31 marca 2025 roku, pomimo braku obowiązku posiadania skrzynki, mają obowiązek złożenia wniosku o jej utworzenie.

Skrzynki E-Doręczeń będą dostępne bezpłatnie za pośrednictwem rządowych platform internetowych. Po ich aktywacji adres ADE zostanie automatycznie wpisany do bazy adresów elektronicznych. Należy pamiętać, że wpisanie adresu do bazy oznacza wyrażenie zgody na otrzymywanie korespondencji w formie elektronicznej.

Wdrożenie systemu E-Doręczeń ma na celu poprawę efektywności oraz bezpieczeństwa wymiany korespondencji. Dzięki nowemu rozwiązaniu przedsiębiorcy zyskają dostęp do przejrzystego systemu, który pozwoli na szybkie i pewne potwierdzenie kluczowych czynności związanych z przesyłaniem dokumentów.

W kolejnych artykułach przedstawimy dalsze informacje dotyczące zakładania, konfiguracji oraz użytkowania skrzynki E-Doręczeń, zgodnie z przepisami kodeksu pracy i wymogami RODO.

Franciszek Horała

Radca prawny