Procedura zwoływania zgromadzenia wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – uprawnione podmioty

Zwoływanie zgromadzenia wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest procedurą sformalizowaną. Kodeks spółek handlowych zawiera szereg norm formułujących postępowanie w tym zakresie. Ponadto umowa spółki może również zawierać postanowienia w tej materii. Podstawowym aspektem proceduralnym jest katalog podmiotów, które uprawnione są do zwołania zgromadzenia wspólników.

Organem odpowiedzialnym za zwoływanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników jest co do zasady zarząd. W doktrynie istnieje spór co do tego czy przy zwoływaniu zgromadzenia wspólników zarząd wieloosobowy powinien działać zgodnie z zasadą kolegialnej reprezentacji czy też każdy z członków zarządu jest upoważniony do działania samodzielnie. Dominujący jest pogląd o konieczności podjęcia uchwały w tym przedmiocie przez zarząd. Decyzja ta podjęta w formie uchwały zarządu powinna obejmować również kluczowe elementy zgromadzenia takie jak termin, miejsce i porządek obrad. Należy jednak rozróżnić podjęcie decyzji przez zarząd o zwołaniu zgromadzenia a czynności następcze mające na celu jej wykonanie. Kroki następcze, czyli między innymi podpisanie zaproszeń na zgromadzenie może być już dokonane przez każdego z członków zarządu samodzielnie.

W przypadku spółki będącej w fazie likwidacji obowiązek ciążący na zarządzie przechodzi w tym aspekcie na likwidatorów.

Inne podmioty niż zarząd i likwidatorzy również są upoważnieni na podstawie ustawy, a także i mogą być upoważnieni w umowie spółki do podjęcia działań w tym zakresie. Różnica jednak wyraża się w tym, że dla zarządu (likwidatorów) jest to sfera obowiązków, natomiast dla innych podmiotów sfera uprawnień. Należy podkreślić, że zarząd (likwidatorzy), który nie zwoła zgromadzenia wspólników naraża się na odpowiedzialność karną i cywilną.

Jeśli w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością działa organ nadzoru, tj. rada nadzorcza bądź komisja rewizyjna to organ ten również posiada możliwości w zakresie zwołania zgromadzenia. Nie ma możliwości umownej modyfikacji tej kodeksowej normy. W przypadku zgromadzenia zwyczajnego rada nadzorcza albo komisja rewizyjna może je zwołać, jeżeli zarząd nie wywiązał się z tego obowiązku w terminie kodeksowym (lub umownym, jeśli kodeksowy termin został zmieniony zgodnie z przepisami). Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników organ nadzoru może zwołać pod warunkiem, że zarząd nie zwoła takiego zgromadzenia w terminie 2 tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną. Co istotne organ nadzoru może zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników nie tylko po upływie terminu na jego odbycie, ale również wtedy, gdy jasnym jest, że wskutek braku zwołania przez zarząd w odpowiednim terminie, właściwy termin nie zostanie zachowany, bądź też ze względu na braki w składzie zarządu, nie może on skutecznie odnieść się do żądania. Mając na względzie zasadę kolegialności działania powyższych organów przed skierowaniem żądania zwołania do zarządu powinna zostać podjęta stosowna uchwała. Zarówno w uchwale jak i w żądaniu należy wskazać co najmniej termin i porządek obrad zgromadzenia.

Analogiczne uprawnienie do zwoływania zgromadzenia wspólników może zostać w umowie spółki przyznane innemu podmiotowi, chociażby wspólnikowi, a nawet osobie trzeciej.

W określonych ustawowo przypadkach również wspólnicy mają możliwości zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Procedura ta jest jednak bardziej wymagająca niż opisane wyżej uprawnienie organu nadzoru. Wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego mogą żądać zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników i umieszczenia określonych spraw w porządku obrad tego zgromadzenia wspólników. Żądanie takie składa się zarządowi na piśmie nie później niż miesiąc przed proponowanym terminem zgromadzenia wspólników. Może być ono złożone każdemu członkowi zarządu bez względu na obowiązujące w spółce reguły reprezentacji. Przepis ten stanowi realizację tzw. prawa mniejszości, co nie oznacza jednak, że wspólnik większościowy nie jest uprawniony do wykorzystania tej procedury. Umowa spółki może wskazywać na niższy pułap kapitału zakładowego niezbędnego dla możliwości zgłoszenia takiego żądania. Co istotne nie jest możliwe pogorszenie sytuacji wspólników mniejszościowych poprzez podwyższenie określonego w ustawie wymogu dla poziomu reprezentacji kapitału zakładowego. Zarząd jest uprawniony do odmowy zgłoszonemu przez uprawnione podmioty żądaniu wyłącznie w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Jest to szczególnie istotne z punktu widzenia odpowiedzialności odszkodowawczej zarządu. Brak zwołania przez zarząd, w terminie dwóch tygodni od przedstawienia żądania, nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników z porządkiem obrad zgodnym z żądaniem nie powoduje automatycznie zaktualizowania się po stronie wspólników prawa do zwołania takiego nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Dopiero sąd rejestrowy, po wezwaniu zarządu do złożenia oświadczenia w tym zakresie, ma kompetencję do przyznania wspólnikowi lub wspólnikom, którzy wystąpili z żądaniem takiego prawa.