Stosowanie monitoringu w zakładzie pracy.

Stosowanie monitoringu w zakładzie pracy zostało uregulowane przez ustawodawcę w Kodeksie Pracy, zgodnie z którym dopuszcza się stosowanie monitoringu, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub kontroli produkcji, lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Natomiast jako monitoring należy rozumieć stosowanie środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.

Gdzie można, a gdzie nie można stosować monitoringu?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy. Do obszarów wyłączonych z nadzoru należą natomiast pomieszczenia udostępnione zakładowej organizacji związkowej, pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki oraz palarnie.

Względem pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni dopuszczalne jest stosowanie monitoringu w momencie, gdy jest to niezbędne do zapewnienia pracownikom bezpieczeństwa lub ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie może narażać pracodawcę na szkodę oraz dodatkowo monitorowanie tych przestrzeni nie będzie naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracowników. Co więcej w przypadku pomieszczeń sanitarnych, aby pracodawca mógł je monitorować niezbędne jest uzyskanie zgody zakładowej organizacji związkowej. W przypadku gdy u danego pracodawcy nie funkcjonuje organizacja związkowa, pracodawca zobowiązany jest do uzyskania zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Sposób stosowania monitoringu w zakładzie pracy?

Opisując zagadnienie monitoringu w zakładzie pracy nie można pominąć przepisów ustawy o ochronie danych osobowych (dalej jako „RODO”). RODO stosuje się, gdy nagrania są zapisywane przez pracodawcę, natomiast gdy monitoring służyć będzie jedynie do podglądu danego miejsca, a nagranie nie jest zapisywane na żadnym nośniku, nie będziemy stosować przepisów dotyczących przetwarzania danych. Co za tym idzie należy pamiętać, że do utrwalania zapisu obrazu odnoszą się wszystkie wymagania prawne dotyczące ochrony danych osobowych, które wynikają z RODO. Ochrona dóbr osobistych pracownika może się wyrażać natomiast chociażby poprzez stosowanie przez pracodawcę technik uniemożliwiających rozpoznanie osób przebywających w monitorowanych pomieszczeniach.

Należy dodatkowo pamiętać, że zgodnie z definicją monitoringu jest to stosowanie środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Co za tym idzie zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych niedopuszczalne jest nagrywanie dźwięku towarzyszącego rejestrowanemu obrazowi.

Z kolei same nagrania obrazu mogą być przetwarzane przez pracodawcę wyłącznie do celów w nawiązaniu do których zostały zebrane. Pracodawca obowiązany jest do przechowywania zapisów rejestru obrazów przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której nagrania te stanowią dowód w postępowaniu. W tej sytuacji ww. termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Jak wprowadzić monitoring w zakładzie pracy?

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu wprowadza się co do zasady w układzie zbiorowym lub w regulaminie pracy. Gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub gdy nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu praca zobowiązany jest do wprowadzenia monitoringu poprzez obwieszczenie. Dodatkowo pracodawca zobowiązany jest do poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób u niego przyjęty, nie później niż na dwa tygodnie przez jego wprowadzeniem. Pracodawca zobowiązany jest również do oznaczenia pomieszczeń i terenów, które są monitorowane w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż na jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu, ponadto pracodawca powinien przekazać pracownikowi przed dopuszczeniem do pracy informacje o celu, zakresie oraz sposobie stosowania monitoringu, na piśmie.

Podczas wprowadzania monitoringu w zakładzie pracy należy pamiętać, że musi on spełniać cele wymienione przez ustawę. Co za tym idzie nie można wprowadzić monitoringu, aby sprawować nadzór nad efektywnością i wydajnością pracy pracowników.

Każdy przypadek wprowadzenia monitoringu wymaga szczegółowej analizy oraz przygotowania odpowiednich dokumentów i procedur, dlatego zachęcamy do kontaktu z naszymi prawnikami, którzy pomogą przygotować oraz przejść przez cały proces.