Sygnalizowanie czy donoszenie czyli podstawowe informacje o nowej ustawie o ochronie sygnalistów

Od początku 2024 roku trwały intensywne prace nad wprowadzeniem ustawy regulującej sytuację osób zgłaszających naruszenia prawa. Po wielu miesiącach dyskusji i konsultacji, do podpisu Prezydenta skierowana została ustawa o ochronie sygnalistów („Ustawa”).

Zapraszamy Państwa do lektury artykułu, w którym przybliżymy Państwu podstawowe aspekty związane z ochroną sygnalistów w polskim porządku prawnym.

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą w rozumieniu Ustawy jest osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa, którą pozyskała w kontekście związanym z pracą.

Kontekst związany z pracą oznacza nie tylko pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, lecz również w szczególności pracownika tymczasowego, osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, prokurenta, członka zarządu, wspólnika czy stażystę. Katalog osób, które mogą dokonać zgłoszenia lub ujawnienia w rozumieniu Ustawy jest dość szeroki. Jednocześnie kontekst związany z pracy obejmuje również informacje pozyskane w toku rekrutacji lub po ustaniu stosunku prawnego będącego podstawą współpracy.

Przez naruszenie prawa rozumieć natomiast należy działanie lub zaniechanie niezgodne
z prawem lub mające na celu obejście prawa, które dotyczy m.in. korupcji, zamówień publicznych, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony prywatności i danych osobowych czy ochrony konsumentów. Katalog naruszeń objętych Ustawą ma charakter zamknięty, jednakże dopuszczalne jest rozszerzenie zakresu naruszeń w ramach procedury wewnętrznej. Co istotne i kontrowersyjnej – z zakresu Ustawy usunięto naruszenia związane z szeroko pojętym prawem pracy.

Ochrona sygnalisty

Ochrona sygnalisty obejmuje zakaz podejmowania działań odwetowych takich jak w szczególności odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu, czy działaniach zmierzających do utrudnienia podjęcia zatrudnienia w przyszłości.

Warunkiem objęcia sygnalisty ochroną przewidzianą w Ustawie jest łączne spełnienie przez sygnalistę dwóch przesłanek:

• posiadanie uzasadnionych podstaw aby sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia jest w tym momencie prawdziwa oraz
• informacja dotyczy naruszenia prawa.

Ochrona w takim przypadku obowiązuje od momentu dokonania zgłoszenia.

Co istotne, zakaz działań odwetowych obejmuje nie tylko sygnalistę, lecz również osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia oraz osobę powiązaną z sygnalistą.

Kto jest zobowiązany wprowadzić procedury wewnętrzne?

Regulacje wewnętrzne dotyczące procedury zgłoszeń zobowiązane są wprowadzić podmioty, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób (według stan na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku).

Stan zatrudnienia wymagający wprowadzenia procedury wewnętrznej ustala się poprzez uwzględnienie liczby pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy (jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób) w przeliczeniu na pełne etaty. Podstawa prawna zatrudnienia nie jest istotna.

Jakie są konsekwencje naruszenia przepisów Ustawy?

Pierwsza grupa naruszeń dotyczy nieustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznej lub ustanowienia jej z naruszeniem istotnych wymogów ustawowych, uniemożliwiania lub istotnego utrudniania dokonania zgłoszenia, podejmowania działań odwetowych lub ujawnienia danych sygnalisty.

Druga grupa dotyczy natomiast dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pomimo wiedzy, że do naruszenia prawa nie doszło.

Każde z powyższych naruszeń podlega odpowiedzialności karnej.

Niezależnie od odpowiedzialności karnej, sygnaliście wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, przysługuje odszkodowanie w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pracę.

Osobie, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego przez sygnalistę nieprawdziwych informacji, przysługiwać będzie odszkodowanie lub zadośćuczynienie za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty.

Kiedy Ustawa wejdzie w życie?

Ustawa wejdzie w życie po upływie trzech miesięcy od ogłoszenia. Ustawa została już skierowana do podpisu Prezydenta, co oznacza to, że przedsiębiorcy mają dość niewiele czasu na wprowadzenie odpowiednich regulacji wewnętrznych, zwłaszcza uwzględniając sankcje karne przewidziane za niewprowadzenie wymaganych przepisami prawa procedur.

W celu efektywnej realizacji obowiązków przewidzianych w Ustawie, a przede wszystkim w celu stworzenia procedury wewnętrznej, która realnie wpłynie na poprawę funkcjonowania Państwa organizacji, rekomendujemy dokonanie wewnętrznej analizy i przystąpienie do tworzenia dokumentacji wewnętrznej już teraz.

Zachęcamy Państwa do kontaktu z naszymi specjalistami, którzy oferują kompleksowe wsparcie zarówno w audycie aktualnych procedur jak również w stworzeniu zindywidualizowanej regulacji dopasowanej do Państwa organizacji.