RODO klauzula informacyjna

KLAUZULA INFORMACYJNA

DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ

 

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest SPS TAX&LAW Szkudlarek i Wspólnicy sp. k. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Świdnicka 36/12, 50-068 Wrocław, KRS 0000537068 („Spółka”).

Spółka nie wyznaczyła inspektora ochrony danych (IOD).

We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się:

– mailowo na adres e-mail: rodo@spslaw.pl

– wysyłając tradycyjną korespondencję na wskazany powyżej adres Spółki (prosimy o dopisek: „dane osobowe”).

Spółka oświadcza, że ściśle przestrzega obowiązujących przepisów prawa i wdrożyła odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, aby zapobiegać naruszeniom bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w systemach poczty elektronicznej Spółki.

Źródłem przetwarzanych danych osobowych mogą być:

1. dane kontaktowe przekazane przez Panią/Pana w formularzach kontaktowych;
2. informacje przekazane bezpośrednio przez Panią/Pana w trakcie inicjowania kontaktu ze Spółką drogą elektroniczną (m.in. dane identyfikujące użytkownika poczty elektronicznej w usłudze pocztowej, w tym tzw. metadane);
3. informacje przekazane przez Panią/Pana w treści korespondencji elektronicznej (w tym dane identyfikacyjne figurujące w podpisie);
4. dane kontaktowe dostępne publicznie na oficjalnych stronach internetowych danej organizacji (przedsiębiorstwa, urzędu, itp.);
5. dane kontaktowe opublikowane w inny sposób (np. dane występujące w folderach handlowych, informacyjnych);
6. postanowienia w kontraktach zawieranych przez Spółkę (dane kontaktowe);
7. dane kontaktowe przekazane przez inne podmioty, w tym partnerów biznesowych.

Wszelkie dane osobowe w korespondencji elektronicznej, a w szczególności dane o nadawcach i adresatach poczty elektronicznej, dane automatycznie generowane przez systemy pocztowe oraz dane osobowe zawarte w treści korespondencji będą przetwarzane przez Spółkę w następujących celach:

1. umożliwienia kontaktu za pośrednictwem poczty elektronicznej ze Spółką oraz podejmowania kontaktu z adresatami,
2. dokumentowania ustaleń dokonywanych z różnymi podmiotami (np. klienci, partnerzy biznesowi, kandydaci do pracy, pracownicy, urzędnicy),
3. przyjmowania i wysyłania pism, wniosków, żądań, skarg, zgłoszeń, zapytań itp.,
4. obsługi pism, wniosków, żądań, skarg, zgłoszeń, zapytań itp.,
5. realizowania określonych obowiązków wobec organów,
6. przesyłania dokumentów,
7. zarządzania zasobami ludzkimi oraz pozostałymi aktywami Spółki,
8. przesyłania informacji handlowych, prowadzenia akcji promocyjnych, informacyjnych itp.,
9. zapewnienia bezpieczeństwa Spółki, w tym bezpieczeństwa systemów poczty elektronicznej,
10. związanych z wszelkimi roszczeniami wobec Spółki,
11. w innych celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Spółki lub osób trzecich.

Informujemy, że Spółka przetwarza dane osobowe należące do szczególnych kategorii danych, o których mowa w art. 9 RODO (tzw. dane sensytywne), a także dane o karalności, o których mowa w art. 10 RODO. Spółka stosuje odpowiednie środki bezpieczeństwa dostosowane do przetwarzanych danych.

Podanie danych osobowych w związku wymianą korespondencji drogą elektroniczną jest dobrowolne, jednak niezbędne do realizacji celów, dla których komunikacja cyfrowa jest wykorzystywana.

Co do zasady, korespondencja mailowa będzie przechowywana przez okres 6 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego następującego po roku, w którym wymiana korespondencji miała miejsce. Okres ten może ulec przedłużeniu jeśli dane są niezbędne w postępowaniu przed sądem lub przed organem administracji publicznej.

W procesie przetwarzania danych w systemach poczty elektronicznej Spółka nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Spółka może ujawniać dane następującym podmiotom:

Dostawcy usług IT – Świadczenie usług teleinformatycznych;

Dostawcy usług wyspecjalizowanych – Podmioty świadczące usługi marketingowe, konsultingowe, audytorskie, etc.

Spółka może przekazywać dane osobowe do krajów trzecich, w szczególności do Republiki Korei. Przekazywanie danych osobowych do Korei odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z dnia 17 grudnia 2021 r. stwierdzającej, że Republika Korei zapewnia odpowiedni poziom ochrony tych danych.

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo:

1. żądania dostępu do danych osobowych, w tym uzyskania dostępu oraz informacji o tych danych, na zasadach określonych w art. 15 RODO;
2. żądania sprostowania lub uzupełnienia danych nieprawidłowych lub niekompletnych, na zasadach określonych w art. 16 RODO;
3. żądania usunięcia danych jeżeli Spółka nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane osobowe nie są już niezbędne do celów przetwarzania, na zasadach określonych w art. 17 RODO;
4. żądania ograniczenia przetwarzania danych na zasadach określonych art. 18 RODO;
5. żądania przeniesienia danych przekazanych na podstawie zgody, na zasadach określonych w art. 20 RODO.
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w prawnie uzasadnionych celach Spółki, z przyczyn związanych z szczególną sytuacją osoby, na zasadach określonych w art. 21 RODO.

Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw należy skontaktować się ze Spółką pisemnie lub mailowo i poinformować, z którego prawa i w jakim zakresie chcecie Pani/Pan skorzystać.

Jednocześnie informujemy, że Spółka w przypadkach wskazanych w RODO może odmówić realizacji niektórych z ww. uprawnień, w szczególności jeżeli:

1. przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
2. żądanie pochodzi od osoby innej niż osoba, której dane dotyczą, chyba że osoba ta jest odpowiednio upoważnionym przedstawicielem;
3. nie można jednoznacznie zidentyfikować osoby składającej wniosek.

Jeżeli uważa Pani/Pan, że dotyczące Was dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego to jest do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Szczegółowe informacje dotyczące procedury składania skargi znajdują się na stronie internetowej tego Urzędu. Zanim jednak złoży Pani/Pan oficjalną skargę lub podejmie inne kroki prawne, prosimy o skontaktowanie się z nami w celu wyjaśnienia wątpliwości i/lub zastrzeżeń dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.