Bezpieczny outsourcing usług

Rozwój prowadzonej działalności gospodarczej niejednokrotnie wiąże się z koniecznością zwiększenia zatrudnienia w firmie w celu wsparcia określonych procesów. Z uwagi na szereg obowiązków formalnoprawnych związanych z zatrudnieniem pracowników, przedsiębiorcy poszukują alternatywnych form powiększenia swojego zespołu lub delegowania części czynności do pomiotu trzeciego. Jedną z najczęściej rozważanych form zwiększenia składu osobowego firmy jest skorzystanie z usług tzw. outsourcingu, który zachęca przedsiębiorców ograniczeniem obowiązków formalno-prawnych. Czy takie rozwiązanie jest dla przedsiębiorców bezpieczne? Zapraszamy do lektury artykułu, który podpowie jak prawidłowo zastosować outsourcing usług w codziennej działalności.

Czym jest outsourcing usług?

Outsourcing usług stanowi formę optymalizacji działalności gospodarczej, w której pewien wyodrębniony proces w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa zostaje zlecony do wykonania podmiotowi trzeciemu. Usługi objęte taka umową wykonywane są przez wyspecjalizowany personel zapewniony przez usługodawcę, dzięki czemu przedsiębiorca nie musi bezpośrednio zatrudniać dedykowanych dla tego procesu pracowników.

Współpraca w ramach outsourcingu usług polega zatem na wydzieleniu z organizacji określonego zakresu działań (np. księgowość, kadry i płace, IT, tłumaczenia, naprawa maszyn, itp.) i zlecenie ich wykonania wyspecjalizowanemu podmiotowi, którego zakres obowiązków obejmuje m.in. zapewnienie zaplecza kadrowego. W ramach takiej współpracy strony zawierają najczęściej umowy o świadczenie usług, w ramach których przedmiot działalności określa szczegółowo proces podlegający przekazaniu do realizacji.

Outsourcing usług a współpraca z agencją pracy tymczasowej

Charakterystyczną cechą outsourcingu usług jest brak podporządkowanie osób realnie wykonujących te usługi (personelu podmiotu trzeciego) przedsiębiorcy zlecającemu. Decydując się na przekazanie określonego procesu do podmiotu zewnętrznego, przedsiębiorca z jednej strony nie ma obowiązków związanych z zatrudnianiem pracowników, ale jednocześnie nie posiada również uprawnień do kontrolowania lub wydawania poleceń osobom wykonującym te czynności. Dzięki takiej konstrukcji przedsiębiorca ogranicza poziom zatrudnienia bezpośredniego w firmie przy jednoczesnym zapewnieniu profesjonalnego podmiotu realizującego dane czynności.

Decyzja o sposobie optymalizacji zatrudnienia, tj. wybór pomiędzy outsourcingiem usług a zatrudnieniem pracowników tymczasowych, powinien zostać poprzedzony szczegółową analizą rzeczywistych potrzeb i oczekiwań przedsiębiorcy. Bezpieczne wprowadzenie i korzystanie z outsourcingu usług wymaga bowiem rzeczywistego wydzielenia danego procesu ze struktury organizacyjnej przedsiębiorcy i przekazanie go podmiotowi trzeciemu do realizacji. Oznacza to zatem, że głównym celem przedsiębiorcy nie jest zwiększenie liczby personelu podlegającego jego kierownictwu i wykonującemu zlecenia na równi z pracownikami lub współpracownikami tego przedsiębiorcy, lecz wyłączenie pewnego procesu poza organizację.

Jeżeli jednak nadrzędnym celem dla przedsiębiorcy jest zapewnienie dodatkowego wsparcia dla dotychczasowego personelu, właściwym rozwiązaniem będzie zatrudnienie pracowników tymczasowych. Taka sytuacja będzie miała miejsce m.in., kiedy w wyniku uzyskania dodatkowego zamówienia, przedsiębiorca musi zapewnić większą liczbę personelu na linii produkcyjnej. Dodatkowe osoby będą wykonywały czynności takie same lub podobne do czynności wykonywanych przez dotychczasowy personel przedsiębiorcy i będą podlegały kierownictwu i strukturze organizacyjnej tego przedsiębiorcy. Jeżeli zatem przedsiębiorca nie chce przekazać całej księgowości do podmiotu zewnętrznego, a jedynie poszukuje czasowego wsparcia dla swojego działu księgowości na okres finalizacji dużego projektu, właściwym rozwiązaniem będzie skorzystanie z usług agencji pracy tymczasowej. W przypadku natomiast wyodrębnienia usług naprawy maszyn i zlecenia tych czynności do podmiotu zewnętrznego, możliwe jest skorzystanie z konstrukcji outsourcingu.

Kontrola prawidłowości korzystania z outsourcingu usług

Outsourcing usług regularnie bywa przedmiotem kontroli uprawnionych organów. W szczególności kontrolę w tym zakresie przeprowadzają Państwowa Inspekcja Pracy, Straż Graniczna oraz Urząd Skarbowy. Podstawowym elementem podlegającym analizie jest oczywiście umowa łącząca strony. Przedmiot umowy powinien szczegółowo precyzować jaki dokładnie obszar działalności został wydzielony i przekazany podmiotowi trzeciemu. Nie jest zatem właściwe sformułowanie umowy w sposób ogólny, np. poprzez wskazanie, że usługodawca będzie realizował czynności wsparcia produkcyjnego lub technicznego, bowiem sugeruje to obejście przez strony przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Z uwagi na wysoki odsetek przedsiębiorców korzystających z outsourcingu usług w sytuacji, kiedy właściwe powinno być zatrudnienie pracowników tymczasowych, kontrole prowadzone są nie tylko na poziomie zawartych przez strony umów, lecz również na poziomie realnie podejmowanych działań. Bardzo często przedsiębiorcy korzystają z outsourcingu usług w ramach czynności produkcyjnych wykonywanych na terenie jednego zakładu pracy, np. w ramach podziału obszarowego (jedna linia produkcyjna obsługiwana jest odrębnie przez personel zewnętrzny) lub zadaniowego (cały proces magazynowania realizowany jest przez personel zewnętrzny). W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien szczególnie zadbać, aby podczas kontroli widoczne było rozdzielenie obszarów, w zakresie których usługi wykonywane są przez personel podmiotu trzeciego od zakresu czynności wykonywanych przez personel przedsiębiorcy.

Przedsiębiorca powinien skrupulatnie pilnować, aby jego pracownicy nie wykonywali takich samych czynności jak personel podmiotu trzeciego. Powinien również zadbać, aby personel zewnętrzny był wyposażony w odzież roboczą, która jednoznacznie i na pierwszy rzut oka pozwala wskazać, które osoby przebywające na terenie zakładu pracy są zatrudnione przez podmiot zewnętrzny. Już takie podstawowe działania będące naturalnym następstwem rzeczywistej realizacji usług przez podmiot trzeci pozwolą przedsiębiorcy wykazać prawidłowość swojego działania w toku ewentualnej kontroli.

Podsumowując, współpraca z podmiotami trzecimi w ramach outsourcingu usług jest rozwiązaniem pod wieloma względami korzystnym dla firm, wymaga, jednakże zadbania, aby rzeczywisty sposób realizacji usług w takim trybie nie stanowił sposobu obejścia przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Jeżeli rozważają Państwo nawiązanie współpracy w ramach outsourcingu z nowym kontrahentem, zapraszamy do kontaktu. Nasi prawnicy dokonają indywidualnej analizy Państwa sytuacji oraz przedstawią najbezpieczniejsze rozwiązania dla Państwa firmy.