Czy cudzoziemiec musi mieć PESEL?

Numer PESEL – w jakich sytuacjach jest wykorzystywany?

Numer PESEL to indywidualny numer znajdujący się w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności. Jest to ogólnopolski rejestr, w którym zbierane są dane o ewidencji ludności. Z uwagi na fakt, że numer PESEL jest zindywidualizowany, posługujemy się nim w kontaktach z urzędami, szpitalami, szkołami czy sądami. Jest on wykorzystywany powszechnie jako sposób identyfikacji danej osoby fizycznej, jednak co do zasady może zostać zastąpiony np. przez numer dowodu osobistego lub numer paszportu. Z tego względu wielu cudzoziemców pomimo kilku miesięcy mieszkania i pracy w Polsce nadal nie posiada numeru PESEL, zastępując go np. numerem paszportu lub numerem karty pobytu.

W niektórych sytuacjach posiadanie numeru PESEL jest jednak niezbędne. Z perspektywy pracodawcy mowa tutaj w szczególności o dwóch przypadkach, tj. identyfikacji podatkowej osoby fizycznej oraz założeniu profilu ePUAP.

PESEL jako numer identyfikacji podatkowej

Zbliżający się wielkimi krokami koniec roku to m.in. czas rocznych rozliczeń podatkowych. Pracodawcy zobowiązani są przesłać do właściwego urzędu skarbowego deklarację PIT-11 za swoich pracowników najpóźniej do 31.01.2024 r., a pracownikom przekazać te deklaracje najpóźniej do 28.02.2024 r. Podczas przygotowywania deklaracji PIT-11 konieczne jest wskazanie identyfikatora dla celów podatkowych – NIP albo PESEL. Aktualnie dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej  i przebywających w Polsce w celu wykonywania pracy jedynym dopuszczalnym identyfikatorem dla celów podatkowych jest numer PESEL.

Należy pamiętać, że deklaracje podatkowe wysyłane są do właściwego urzędu wyłącznie elektronicznie, a system nie przyjmuje deklaracji, w których zamiast numeru PESEL zostało wskazane np. „00000000000” lub „11111111111”. Oznacza to zatem, że jeżeli cudzoziemiec nie posiada nadanego numeru PESEL to pracodawca nie będzie mógł dopełnić ciążących na nim obowiązków podatkowych, narażając się tym samym na sankcje karno-skarbowe.

Pracodawcy mają jeszcze ponad dwa miesiące na weryfikację, czy wszyscy zatrudnianie przez nich cudzoziemcy posiadają numer PESEL i ewentualną pomoc cudzoziemcom w ich uzyskaniu.

PESEL jako podstawa do utworzenia ePUAP

Cudzoziemcy powołani do zarządu osoby prawnej mają liczne obowiązki związane ze sprawozdawczością finansową tych podmiotów. Jednym z głównych obowiązków jest złożenie podpisów pod sprawozdaniem finansowym oraz sprawozdaniem z działalności zarządu.

Przepisy ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości wskazują, że zarówno roczne sprawozdanie finansowe jak i roczne sprawozdanie z działalności jednostki powinno zostać podpisane przez wszystkich członków zarządu lub jednego członka zarządu, z zastrzeżeniem złożenia przez pozostałych członków zarządu stosownych oświadczeń.

Powyższa ustawa nakłada również na członków zarządu obowiązek, aby dokumenty te zostały podpisane alternatywnie – kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym (ePUAP) albo podpisem osobistym.

Podobne wymogi techniczne znajdują zastosowanie do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych podmiotów do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).

Najczęściej spotykaną i bezpłatną formą uzyskania wymaganego podpisu jest założenie profilu ePUAP, który pozwala na bezpłatne podpisywanie dokumentów elektronicznie. Utworzenie profilu ePUAP jest jednak możliwe wyłącznie przez osoby posiadające nadany numer PESEL.

Jeżeli zatem członkowie zarządu spółki nadal nie posiadają numeru PESEL i w konsekwencji nie mogą podpisywać dokumentów elektronicznie, rekomendujemy jak najszybsze wystąpienie o nadanie numeru PESEL, aby przyszłoroczne obowiązki sprawozdawcze nie nastręczały zarządowi zbędnych problemów.

Jak uzyskać numer PESEL?

Numer PESEL co do zasady jest nadawany z urzędu.

Cudzoziemcy numer PESEL otrzymują z urzędu podczas dopełnienia formalności związanych z zameldowaniem na pobyt powyżej 30 dni. W takim przypadku wraz z zaświadczeniem o zameldowaniu cudzoziemiec otrzymuje zaświadczenie o nadaniu numeru PESEL.

Jeżeli jednak cudzoziemiec nie może lub nie mógł się zameldować pozostaje mu złożenie wniosku o nadanie numeru PESEL. Wniosek jest bezpłatny i składa się go do dowolnego urzędu gminy wskazując swoje podstawowe dane osobowe. W treści wniosku należy wskazać podstawę prawną (konkretny przepis) upoważniającą do otrzymania numeru PESEL, który winien wynikać z celu, dla którego numer PESEL ma zostać nadany.

Okres oczekiwania na nadanie numeru PESEL na wniosek złożony pocztą wynosi kilka dni. Biorąc pod uwagę zbliżający się koniec roku okres oczekiwania może się wydłużyć, zatem rekomendujemy jak najszybsze dopełnienie formalności w tym zakresie.

Jeżeli Państwo lub Państwa pracownicy potrzebowaliby naszego wsparcia w zakresie uzyskania numeru PESEL – pozostajemy do Państwa dyspozycji i zachęcamy do kontaktu.