Świąteczne bonusy dla pracowników w pigułce

Okres przedświąteczny to czas radości, ale również zwiększonych wydatków. Premie, wspólne spotkania świąteczne, bony zakupowe czy paczki prezentowe to często spotykany sposób wsparcia i podziękowania pracownikom za zaangażowanie w pracę i działalność w upływającym roku.

Pracodawca może dokonać wyboru czy świadczenia świąteczne dla pracowników zostaną sfinansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych („ZFŚS”) czy ze środków obrotowych. Jaka jest zatem różnica pomiędzy źródłami finansowania?

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na pokrycie kosztów świadczeń ze środków obrotowych firmy, przyznane świadczenia będą podlegały w pełnej wysokości opodatkowaniu i oskładkowaniu, nie przysługuje im bowiem w tym zakresie zwolnienie. Jednocześnie pracodawca nie będzie zobowiązany do różnicowania wysokości przyznanej pomocy w oparciu o zindywidualizowana ocenę sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, czyli zastosowania tzw. kryteriów socjalnych.

Finansowanie dodatkowych świadczeń dla pracowników ze środków ZFŚS wiąże się natomiast z koniecznością działania ściśle w oparciu o przepisy ustawy z dnia 04.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych („Ustawa”), w tym w szczególności każdorazowego stosowania wskazanych powyżej kryteriów socjalnych. Działanie przeciwne, tj. przyznanie wszystkim pracownikom świadczeń o tożsamej wartości, niezależnie od kryteriów socjalnych, będzie stanowiło naruszenie zasad wydatkowania ze środków ZFŚS i będzie mogło zostać zakwestionowane przez ZUS. Przyznanie pracownikom świadczeń zgodnie z regułami ZFŚS będzie uprawniało do wyłączenia tych świadczeń z oskładkowania w całości, bowiem nie stanowią one podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz są wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Istotna część (lecz nie wszystkie) świadczeń finansowanych w całości ze środków ZFSŚ podlega również wyłączeniu z opodatkowania do łącznej kwoty 2 000 zł w roku (w 2023 roku). Pamiętać jednakże należy, że ww. kwota 2 000 zł uprawniająca do zwolnienia świadczeń z podatku obejmuje całość przyznanych pracownikowi świadczeń w danym roku kalendarzowym. Świadczenia przewyższające kwotę 2 000 zł będą podlegały opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

Czy jednak każde świadczenie może zostać sfinansowane ze środków ZFŚS? Czy święta Bożego Narodzenia i Nowy Rok stanowią kryterium pozwalające na dowolne dysponowanie środkami ZFŚS? Poniżej przedstawiamy zasady prawidłowego dysponowania środkami ZFŚS na przykładzie najczęściej występujących świadczeń dla pracowników.

1. Paczki świąteczne dla pracowników

Przyznając pracownikom gotowe paczki prezentowe zawierające np. słodycze, przekąski, itp., pracodawca zobowiązany jest uwzględnić kryteria socjalne. Oznacza to, że kompletując takie paczki należy ich wartość dopasować odpowiednio do sytuacji materialnej pracowników, posiłkując się w tym zakresie złożonymi przez pracowników oświadczeniami.

Paczki świąteczne jako świadczenia o charakterze rzeczowym podlegają zwolnieniu z opodatkowania do łącznej kwoty 2 000 zł.

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na przyznanie paczek świątecznych o takiej samej wartości dla wszystkich pracowników, aby uniknąć zarzutu naruszenia przepisów prawa w zakresie wydatkowania środków ZFŚS, powinien sfinansować paczki ze środków obrotowych, uwzględniając konieczność ich oskładkowania i opodatkowania.

Powyższe zasady znajdują zastosowanie również w przypadku paczek świątecznych przygotowywanych dla dzieci pracowników.

2. Spotkania świąteczne dla pracowników

Pracodawca w ramach prowadzonej działalności socjalnej ma możliwość zorganizowania spotkania świątecznego dla wszystkich pracowników. Takie wydarzenie traktowane jest jako działalność socjalna – działalność rekreacyjna. Organizując wspólne spotkanie pracodawca nie stosuje kryteriów socjalnych w dostępie pracowników do udziału w wydarzeniu, bowiem tego rodzaju świadczenie przyznawane jest na zasadach tzw. powszechnej dostępności. Oznacza to, że każdy pracownik ma możliwość wzięcia w nim udziału, niezależnie od kryteriów socjalnych.

Udział w takim spotkaniu, jeżeli zostało prawidłowo sfinansowane ze środków ZFŚS nie podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

3. Premie świąteczne

Najczęściej spotykaną formą świątecznej gratyfikacji jest przyznawanie pracownikom premii świątecznych w formie pieniężnej. Przyznając takie świadczenie ze środków ZFŚS pracodawca ponownie musi pamiętać o zachowaniu kryteriów socjalnych w zakresie wysokości przyznawanych premii. Nie jest bowiem dopuszczalne przyznanie wszystkim pracownikom premii w identycznej wysokości, jeżeli wolą pracodawcy jest skorzystanie z dobrodziejstw ulg składkowych i podatkowych przewidzianych dla świadczeń w całości finansowanych ze środków ZFŚS.

Jeżeli jednak pracodawcy zależy na przekazaniu pracownikom świadczeń w równej wysokości (bez stosowania zasad przewidzianych w Ustawie) powinien sfinansować premie np. ze środków obrotowych.

4. Bony zakupowe

Środki ZFŚS mogą również zostać przeznaczone na sfinansowanie bonów, które następnie zostaną rozdysponowane pomiędzy pracowników. Warunkiem zakwalifikowania bonów jako świadczenia podlegającego zwolnieniu z oskładkowania jest zastosowanie przez pracodawcę kryteriów socjalnych przy ich rozdysponowywaniu. Zasada przyzwania świadczeń pozostaje niezmienna, jeżeli chcemy zakwalifikować te wydatki do środków ZFŚS.

Bony zakupowe stanowią natomiast wyjątek w zakresie ich zwolnienia z opodatkowania, bowiem niezależnie od prawidłowości ich rozdysponowania zgodnie z zasadami Ustawy, ich wartość zawsze będzie podlegała opodatkowaniu jako przychód pracownika ze stosunku pracy.

5. Zapomogi finansowe

Zapomogi losowe stanowią specyficzny rodzaj świadczenia z ZFŚS, który ma na celu udzielenia doraźnego wsparcia pracownikowi znajdującemu się w trudnej sytuacji z przyczyn losowych. Oznacza to zatem, że ten rodzaj świadczenia nie powinien być traktowany jako sposób przyznania dodatkowego świadczenia wszystkim pracownikom.

Zapomoga może zostać przyznana dla pracownikom, którzy znaleźni się w trudnej sytuacji finansowej, a z uwagi na zbliżające się święta dodatkowo wzrosły ich planowane wydatki.

Prawidłowo (zgodnie z zasadami Ustawy) przyznana zapomoga nie podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Podsumowując powyższe zasady, pracodawca prowadzący Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zobowiązany jest wydatkować jego środki zgodnie z przepisami Ustawy oraz wewnętrznego regulaminu ZFŚS. Należy zatem pamiętać, aby przed podjęciem decyzji o przeznaczeniu środków ZFŚS na dany rodzaj świadczenia zweryfikować dokładnie zakres obowiązujących przepisów wewnętrznych, bowiem nie jest dopuszczalne finansowanie ze środków ZFŚS świadczeń nieujętych w obowiązującym u pracodawcy regulaminie ZFŚS.

Mając na uwadze konieczność indywidualnej oceny każdej sprawy, zapraszamy Państwa do kontaktu i skorzystania z naszej pomocy w celu zweryfikowania planowanych działań.