Procedura zwoływania zgromadzenia wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – tryb zwołania

Tryb zwołania zgromadzenia wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością uregulowany został wprost w kodeksie. Zwołanie zgromadzenia wspólników jest możliwe co do zasady poprzez wysłanie zaproszenia listem poleconym lub przesyłką kurierską. Dopuszczalne jest również zawiadomienie wspólnika poprzez skierowanie zaproszenia na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, pod warunkiem, że uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, wskazując odpowiedni adres do wysyłki. Kodeks wskazuje również na minimalny termin, który musi upłynąć pomiędzy, co istotne, wysyłką a zgromadzeniem wspólników. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego minimalny dwutygodniowy termin na zwołanie zgromadzenia wspólników zostaje zachowany, jeżeli kończy się najpóźniej z upływem dnia poprzedzającego wskazany w zaproszeniu dzień odbycia zgromadzenia wspólników. Ryzyko niedoręczenia zaproszenia spoczywa więc na adresacie, ale zwołujący zgromadzenie powinien dochować najwyższej staranności przy dokonywaniu wysyłki.

Można wyobrazić sobie sytuację w której wspólnicy w inny sposób zostają skutecznie z wyprzedzeniem zawiadomieni o zwołaniu zgromadzenia wspólników. W takiej sytuacji nie sposób kategorycznie stwierdzić, że zgromadzenie zostało zwołane wadliwie. Wskazać jednak należy, że w doktrynie przyjmuje się, że umowa spółki nie może wprowadzać innych form powiadomienia.

Zaproszenie na zgromadzenie wspólników należy wysłać do wszystkich wspólników, nawet do tych, których prawo do głosowania w sprawach objętych porządkiem obrad danego zgromadzenia  jest wykluczone, jak w przypadku uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu. Zaproszenia należy również wysłać do osób niebędących wspólnikami, ale uprawnionych do wykonywania prawa głosu, np. zastawnik. Zwołujący zgromadzenie musi przy zachowaniu należytej staranności dokonać wysyłki zaproszeń na właściwy adres. W pierwszej kolejności więc powinien zbadać księgę udziałów. Jeśli zaś wbrew obowiązkowi nie ma księgi udziałów lub istnieją uzasadnione podstawy do kwestionowania adresu wskazanego w tej księdze zwołujący zgromadzenie powinien dążyć do wyjaśnienia wszelkich wątpliwości w tym zakresie. Jest to istotne z punktu widzenia możliwości zaskarżenia uchwał podjętych na zgromadzeniu.

Zaproszenie na zgromadzenie wspólników musi mieć określoną treść. Powinno ono zawierać miejsce odbycia planowanego zgromadzenia. Miejsce to powinno być wskazane konkretnie i nie budzić wątpliwości – najczęściej w zaproszeniu wpisuje się konkretny adres. Kolejnym elementem niezbędnym jest czas rozpoczęcia zgromadzenia. Przed upływem wskazanej w zaproszeniu godziny żadne formalne czynności nie powinny mieć miejsca. Rozpoczęcia zgromadzenia z opóźnieniem, ale w miejscu i dniu wskazanym w zaproszeniu, nie wpływa na prawidłowość jego odbycia. Niezwykle istotnym przy formułowaniu treści zaproszeń jest porządek obrad. Skutkiem bowiem podjęcia uchwały spoza porządku obrad jest zaktualizowanie się możliwości jej zaskarżenia. Porządek obrad winien być na tyle konkretnie określony, aby umożliwić wspólnikowi na podstawie samego zaproszenia na zgromadzenie podjęcie decyzji czy jest zainteresowany udziałem w danym zgromadzeniu. Zwrócić należy uwagę na sytuację gdy na zgromadzeniu wspólników ma być dokonana zmiana treści umowy spółki. W takim przypadku przyjmuje się za niewystarczające wskazanie jedynie o zamiarze podjęcia uchwały co do treści umowy spółki. Należy w zaproszeniu wskazać na istotne elementy treści proponowanych zmian.

Ze szczególnymi wymogami mamy do czynienia gdy zgromadzenie odbywać się będzie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. W takim przypadku w zawiadomieniu należy zawrzeć informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej na nim uchwały bądź uchwał.

Dokładna znajomość opisanych wymogów formalnych i precyzyjne ich przestrzeganie jest kluczowe dla przyjęcia prawidłowości lub wadliwości zwołania zgromadzenia. Uchybienia formalne również w stadium poprzedzającym podjęcie uchwały, mogą być skuteczną podstawą jej zaskarżenia.